頭の中の像を結ぶ〜アウトラインプロセッシング〜ズボラ編
カレンダー、メモ、TODO、メールのを階層化して使う話をした。
そこでは階層化を作る話であり、
個々については詳しくは話していない。
また、前の記事では道具の使い方ではなく、
考え方を示した。
カレンダー、メールの使い方は難しくはないので、
ここではメモとTODOの使い方をズボラな人向けにお話する。
詳しい説明は、
細かくできる人には自身でいろいろ試すことができるでしょうからここでは説明しない。
できるだけ、
グーグルのサービスで行う。
まずはTODOの作成。
時間の考えがいらないので、
カレンダーで「終日」にして、
カレンダーに登録すれば良い。
日をまたぐ場合は、
スケジュールの終わりを変えれば良い。
すると、こんな風にできる⇓
Google KEEPもオススメ！
これは基本、メモアプリ。
ただ、記録として残しておきたいものは全てここでできる！
左下のチェックマークのがTODO！
それ以外に手書きメモだったり、
音声メモ、
写真メモなども作れて、
高度なメモアプリのEvernoteに近い使い方ができる。
TODOに期日を付けたい！
と言うのであれば、
グーグルカレンダー上のTODO機能で実現できる。
後、自分の場合は、
このメモやTODOをKeepに残してはいますが、
グーグルのサービスって、
突然やめてしまうこともあるので、
大事な記録はEvernoteにもコピーを残している。
Keepは言わば、
一時的なメモ置き場！
グーグルカレンダー上の終日TODOは、
スケジュール確認時に目につくような、
やる事が確実なTODOを載せている。
TODOがたくさんになってしまう場合はKeepで、
そんな感じで使い分けている。
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頭の中の像を結ぶ〜アウトラインプロセッシング
まずはやること（タスク）を整理する方法を考えよう！
スマホアプリはその場でさっと打ち出せる、
紙だと操作の煩わしさもなく頭から放出するのに向いている。
もちろんどれも紙に書いてできるが、
アプリのTODOの方は打ち込んでは考え、
打ち込んでは考える、
そして少しずつ溜め込む、
近くに紙がなくてもできるので良い道具である。
吐き出した後に、
優先順位を付ける。
その際に考えることは
重要度と掛かる時間。
最重要事項は直近に、
後に回すとやらないことも直近に、
高い優先順位で行う。
これはつまり、
短期的に行うべきタスクである。
つまり、ここ数日または1週間以内の
スケジュールに落とす。
スケジュール化できる時間的な属性を持っているタスクである。
しかし、それ以外のタスクは
中・長期的にやるべき事なので、
とりあえずは期日を設けると良い。
期日すら付けないと
そのタスクは忘れ去られる運命にある。
Todist はこの中・長期的タスクに向いている。
なぜなら期日を付けられ、
通知をしてくれるので。
図1.階層化されたTODOアプリTodist
また、Todist には各タスクにコメントを付けられるので、
どんなタスクかの説明や
それを説明しているホームページにリンクを貼ることもでき便利！
またTodistの良いところは、
ある程度無料で使えて、
プラットフォームがAndroidでも、
iPhoneでもPCでも使える点。
図2. それぞれのTODOにコメントと期日が付けられる
何かを調べたり勉強などしている時に
頭を整理したい！
と言うときは、
図3と図4のマインドマップと
マンダラートが適している。
図3. マインドマップ
なぜならば、整理しようとしている事柄に「関係性」があるからである。
関係なので繋がりである。
つまり、層をなす。
TODOでも項目間に「関係」がある場合は、
階層化できるのが良い。
だから、階層化できるTODOを使うか、
マインドマップのような描き方が良い。
階層化できるのTODOと言えば一つにTodist 。
そして、マインドマップかマンダラートが向いている。
ただ実際は大雑把には、
頭の整理って、
紙にTODOリストとマインドマップが書ければ事足りる。
マインドマップをやってみるとわかるが、
頭の中からもやっとしている事柄を放出するのって難しい。
関係まで含めて浮かんでいることを放出するのだから。
TODOはとにかく頭にある事柄を出す。
そして後に優先順位をつけて整理はお終い。
後は実行するだけ。
しかし、関係を持っている事柄は単にリストを作るのではなく、
事柄の関係を出すことにあり、
そこから芋づる式に気づいていないことを見つけに行く作業である。
だから、マインドマップを最初に作るのは大変なことが多い。
ただ、慣れると割と素早くできる。
しかし、慣れない分野の内容だと、
持っているキーワードが少ないためにとても難しい。
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そこでお勧めなのがマンダラート。
図4. マンダラート
図4.は大谷翔平が高1の時に立てた目標マンダラート。
すごいですね。
将来や課題が明確！
典型的なマンダラートは真ん中にテーマ。
そのテーマから出てくる大事なキーワードを8つ挙げる。
そして、そのキーワードを実現するためのキーワードとやっていく。
ただこれもなかなか難しい。
１つ挙げたら、８つ挙げる。
だから、８X９ ＝ ７２個も挙げないといけない。
これもつらい時は下記の図5のように
３X４ ＝ １２ならばやれそうではないですか？
は後述します。
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自分の頭を構造化〜カレンダー・メモ・TODO・メールの階層化
一人の人間と言っても、
プライベートの自分もあれば、
ビジネスの自分もある。
また、ビジネスと言っても、
メインの仕事に関しての動きもあれば、
副業関してもあったりたりする。
これらそれぞれの自分の役割に関する情報を
カレンダー、メモ、TODO、メールなどを
極力無料サービスを使って実現したい。
私もネットにあるのを参考にしたが、
アレンジしてたり、
時間もたってサービスも変わっているかもしれないので、
改めて纏めて見たいと思う。
使うサービスのメインはグーグルサービス。
図にあるようにピラミッド構造の各階層のそれぞれの箱が
グーグルアカウントひとつから生まれるサービスである。
目的によっては作りがこれとは異なる。
ここでは図にあるような関係についてだけ考える。
一番上の点はすべてを管理する自分。
抽象化された自分そのもの。
ここでは大きく、
プライベートの自分と
ビジネスの自分に分ける。
それが上から2番目の層の2つの自分である。
先のビジネスでも異なる場面がある話をしたが、
それを実現したい場合は、
具象化されたビジネスの自分にぶら下げたら良い（3層目以下）。
グーグルアカウントを一つ作ることで、
一つのカレンダーなり、
一つのメモなり(Goigle Keep)、
一つのTODOなり、
一つのメールなりを
その目的別に作ることができる。
一つのカレンダーなり、
一つのメモなり(Goigle Keep)、
一つのTODOなり、
一つのメールなりを
その目的別に作ることができる。
ただ、TODOは、
カレンダーの中にもあるし、
メモアプリのKeepの中にある。
使い勝手はGoogle Keepに軍配が上がるかな。
ただ、サードパーティーのTODOアプリにも良いものがある。
おすすめはTodist。
これらのような層を継承と言うが、
または「共有」と言う関係を作ることにより、
水平的な関係を作ることもできれば、
垂直的な関係を作ることもできる。
ここでは図が縦になっているので、
上の階層は下の階層が持っている機能をもっているが、
下の階層は上の階層がもっている機能使えない関係にしている。
言わば、会社で言うと、
上司と部下の関係みたいな作りにする。
そうしないと、
勝手な書き換えが起こり、
安全性が担保できないことや、
情報の集約ができない。
この場合の関係は継承である。
作り方は後述する。
図で、趣味１と趣味２の活動予定は
抽象化したプライベートのカレンダーに集約され、
閲覧も編集も抽象化した層ではできる。
ただ、このカレンダーの「共有」は他のサービスは
例えばメールではまた別の方法で共有することになる。
メールであればある条件で自動転送すればよい。
メモ（またはTODO）はKeepが共有で可能となる。
ここでは、カレンダーの共有までを説明する。
グーグルカレンダーににおいて、
右上の歯車マークの設定を開く。
マイカレンダーの設定を押して、
特定のユーザーとの共有でメールアドレスを入力し、
変更及び共有の管理権限を選び保存する。
このように、この設定は、
「下の階層」から「上の階層」に向けて行う。
権限を他に預けるの形になる。
垂直的な関係を作ることになる。
これが双方だと水平的な関係になる。
これが双方だと水平的な関係になる。
ここまでが、グーグルカレンダーでの共有の話である。
次に、細かいことは説明しないが、
メールの転送について説明する。
PCで行う。
設定に入り、
「フィルタとブロック中のアドレス」を押す。
一番下まで下がり、
「新しいフィルタを作成」でFromで来たメールアドレス、
その後の設定で転送したいメールアドレスを設定することになる。
「すべての受信トレイ」にすると、
Gmailで受信しているメールはすべて一つのボックスで見ることができる。
ただ、あまりにもメールが多いと見にくい。
どのように「整理する」か、
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